3.1. В целях автоматизации производственной, управленческой, вспомогательной деятельности в Организации разрешено применение ограниченного перечня коммерческого ПО (согласно Реестру) и бесплатного ПО (необходимого для выполнения производственных задач и указанного в Паспорте ПК).
3.2. В состав каждого АРМ входит набор ПО для выполнения определенного вида деятельности. Первоначальная комплектация АРМ определяется Руководителем структурного подразделения совместно с Руководителем отдела ИТ. ПО, не входящее в состав АРМ, не может быть установлено и использовано работниками Организации без процедуры согласования.
3.3. Описание конфигурации ПК и перечень установленного ПО фиксируется в Паспорте ПК, подписывается администратором ИС, Руководителем структурного подразделения, Руководителем отдела ИТ и пользователем ИС. Тем самым подтверждается согласие сторон:
3.3.1. С указанной в Паспорте ПК комплектацией оборудования АРМ и перечнем установленного ПО;
3.3.2. С фактом передачи от Организации к работнику (Пользователю ИС) ответственности за использование любого нелицензионного ПО, самовольное изменение конфигурации АРМ и несанкционированную установку любого ПО на вверенном данному Пользователю АРМ.
3.4. Все операции по установке, сопровождению и поддержке, удалению ПО АРМ выполняются непосредственно (при участии) администраторами ИС.
3.5. Порядок эксплуатации программного обеспечения в Организации состоит из следующих этапов:
3.5.1. Определение потребности в ПО
Запрос на установку дополнительного ПО может быть инициирован: А) Руководителем структурного подразделения, Б) администратором ИС.
А) Запрос Руководителя структурного подразделения на установку ПО производится в случаях:
необходимости организации АРМ для нового работника;
необходимости выполнения работниками новых (дополнительных) обязанностей, для которых требуется дополнительное ПО или полная замена АРМ;
появления качественно нового (альтернативного) ПО, взамен используемого в составе АРМ.
Руководитель структурного подразделения готовит запрос на установку ПО в утвержденной форме на имя Руководителя отдела ИТ.
При наличии в Организации запрошенного ПО, специалист отдела ИТ выполняет работы по его установке, за АРМ пользователя закрепляется лицензия.
При отсутствии в Организации вакантных лицензий на коммерческое ПО (из перечня в Реестре), Руководитель структурного подразделения готовит заявку на приобретение ПО в установленном порядке.
В случае необходимости закупки коммерческого ПО вне списка Реестра:
Руководитель отдела ИТ определяет возможность использования данного коммерческого ПО в ИС Организации;
Руководитель структурного подразделения готовит заявку на приобретение коммерческого ПО;
после приобретения Руководитель отдела ИТ вносит сведения о новом коммерческом ПО в журнал регистрации дополнений к Реестру. По итогам года сведения из журнала переносятся в Реестр для утверждения на следующий период.
Б) Запрос администратора ИС на установку ПО производится в случаях:
устранения уязвимостей систем обеспечения информационной безопасности Организации;
плановой замены используемого пользователями ПО;
внедрения новых информационных технологий.
Порядок согласования установки ПО:
Руководитель отдела ИТ определяет наличие вакантных лицензий и осуществляет выделение (закрепление за АРМ или сервером) необходимых лицензий, обеспечивает выполнение работ по установке необходимого ПО.
При необходимости закупки дополнительного ПО, Руководитель отдела ИТ определяет возможность его использования в ИС Организации, готовит заявку на приобретение.
3.5.2. Приобретение ПО
3.5.2.1. Приобретение ПО осуществляется согласно действующим в Организации правилам закупок.
3.5.2.2. В работе конкурсной комиссии в качестве эксперта принимает участие руководитель отдела ИТ.
3.5.2.3. Приобретенное ПО принимается к учету в бухгалтерии, передается для ввода в эксплуатацию в отдел ИТ.
3.5.3. Установка (внедрение) ПО
3.5.3.1. Руководитель отдела ИТ обеспечивает оперативный учет лицензий вводящегося в эксплуатацию ПО, организует работы по установке ПО на ПК пользователей ИС.
3.5.3.2. Администратор ИС формирует в электронной учетной системе Паспорт ПК, готовит 2 экземпляра Паспорта ПК в бумажной форме, подписывает сам и передает на подпись Руководителю структурного подразделения, Руководителю отдела ИТ и Пользователю ИС. Один экземпляр Паспорта остается у Руководителя структурного подразделения, другой сохраняется в архиве документов отдела ИТ.
3.5.3.3. Если осуществляется установка (внедрение) коммерческого ПО:
3.5.3.3.1. Руководитель отдела ИТ готовит справку о сроке полезного использования коммерческого ПО для бухгалтерии, акт ввода в эксплуатацию (по необходимости);
3.5.3.3.2. Аппаратные ключи (в том числе ключевые носители), сертификаты подлинности (наклейки на корпус системного блока АРМ) передаются пользователю ИС в составе АРМ.
3.5.4. Поддержка и сопровождение ПО
3.5.4.1. Поддержка и сопровождение ПО выполняется техническими специалистами - администраторами ИС или программистами.
3.5.4.2. Поддержка и сопровождение ПО заключается в выполнении следующих видов работ:
настройка и адаптация установленного ПО;
установка обновлений ПО;
регламентированное создание резервных копий (архивирование) ПО и пользовательских данных (электронных документов, баз данных);
устранение неисправностей, связанных с использованием установленного ПО;
консультирование пользователей ИС.
3.5.4.3. Работа по сопровождению ПО может быть инициирована пользователем ИС (Руководителем структурного подразделения) либо непосредственно администратором ИС, программистом.
3.5.4.4. Любое изменение перечня установленного ПО, возникшее в ходе выполнения работ, должно быть отражено в Паспорте ПК.
3.5.5. Удаление (вывод из эксплуатации) ПО
3.5.5.1. ПО выводится из эксплуатации в следующих случаях:
окончание лицензионного срока использования ПО;
замена используемого ПО на альтернативное;
прекращение использования ПО вследствие отсутствия надобности, морального старения.
3.5.5.2. Вывод из эксплуатации выполняется техническими специалистами:
3.5.5.2.1. Проводится внеочередной аудит ПО Организации;
3.5.5.2.2. Выполняется удаление выводимого из эксплуатации ПО со всех ПК Организации;
3.5.5.2.3. При необходимости подготавливается и передается в бухгалтерию акт вывода из эксплуатации коммерческого ПО;
3.5.5.2.4. Выполняются необходимые обновления Паспортов ПК;
3.5.5.2.5. При удалении (выводе из эксплуатации) коммерческого ПО в отдел ИТ в целях дальнейшего хранения передаются (при необходимости оформляются акты возврата): аппаратные ключи (ключевые носители), находившиеся у пользователя ИС, оригиналы носителей с дистрибутивом ПО, документация к ПО, лицензионные договора (соглашения), копии договоров поставки, а также документов, подтверждающих факт купли-продажи.
3.6. При эксплуатации программного обеспечения необходимо:
3.6.1. Соблюдать требования настоящего Положения.
3.6.2. Использовать имеющееся в распоряжении ПО исключительно для выполнения своих служебных обязанностей.
3.6.3. Ознакомиться с Паспортом ПК после проведенных работ по установке или удалению нового ПО, в случае согласия с содержащимися в нем данными, поставить собственноручную подпись в двух экземплярах Паспорта ПК.
3.6.4. Обеспечивать сохранность переданных в составе АРМ носителей с ключевой информацией, сертификатов подлинности коммерческого ПО, наклеенных на корпус системного блока АРМ.
3.6.5. Содействовать администратору ИС в выполнении работ по установке, настройке, устранению неисправностей и аудита установленного ПО.
3.6.3. Ставить в известность администраторов ИС о любых фактах нарушения требований настоящего Положения.
3.7. При эксплуатации программного обеспечения запрещено:
3.7.1. Использовать АРМ не по назначению.
3.7.2. Самостоятельно вносить изменения в конструкцию, конфигурацию, размещение АРМ ИС и другого оборудования ИС.
3.7.3. Изменять состав установленного на АРМ ПО (устанавливать новое ПО, изменять состав компонент пакетов ПО и удалять ПО).
3.7.4. Приносить на внешних носителях и несанкционированно запускать на своем или другом АРМ любые системные или прикладные программы, не указанные в Паспорте ПК.
От. .2013 г. №________
О внедрении в управление деятельностью ОУ электронного журнала «ЭЖ»
С целью совершенствования информационного обеспечения процессов управления школой, планирования и организации учебного процесса на основе внедрения информационных технологий в соответствии с Приказом Mинздравсоцразвития России от 26.08.2010 N 761н и статьей 74 главы 12 раздела III ТК РФ «Изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда»
«План работ по внедрению ЭЖ» (Приложение № 1);
«Регламент ведения ЭЖ» (Приложение № 2);
«Регламент оказания государственной услуги ЭД» (Приложение № 3);
«Инструкцию по ведению учета учебной деятельности с помощью ЭЖ» (Приложение № 4);
«Регламент оказания помощи при работе в ЭЖ» (Приложение № 5).
2. Провести внедрение ЭЖ в соответствии с Графиком работ по внедрению ЭЖ (Приложение № 1).
3. Использовать ЭЖ для фиксации всех видов урочной и внеурочной деятельности, в том числе уроков, факультативов, кружков, занятий группы продленного дня.
4. Заместителям директора по УВР Куловой Г.А. и Абугалиевой Ю.Х. обеспечить контроль над выполнением Графика работ по внедрению ЭЖ.
5. Заместителям директора по УВР Куловой Г.А. и Абугалиевой Ю.Х. обеспечить информационное наполнение ЭЖ по модулю «Учебный процесс», организовать контроль за своевременностью и правильностью работы учителей-предметников и классных руководителей по информационному наполнению ЭЖ и своевременностью информирования родителей о текущей и итоговой успеваемости и посещаемости учащихся.
6. Возложить на Козбаева Э.А., системного администратора, обязанности по контролю над техническим обеспечением работы ЭЖ согласно должностным обязанностям.
7. Возложить на Козбаева Э.А., системного администратора, обязанности по консультированию учителей по вопросам работы ЭЖ согласно должностным обязанностям.
8. Контроль над исполнением приказа оставляю за собой.
Директор школы М.Д.Султанова
Бюджетное муниципальное общеобразовательное учреждение «Ахтубинская средняя общеобразовательная школа»
« О введении электронного
классного журнала 2013-2014 учебном году »
В соответствии с Законом РФ от 27.07.2010г. №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», Распоряжениями Правительства РФ от 17.12.2009г. №1993-р и от 7.09.2010г. №1506-р и на основании приказа Управления по образованию, спорту и молодежной политике №23 от 01.03.2011г. «О внедрении информационной образовательной среды «Дневник.ру», в связи с мероприятиями по реализации государственной услуги по представлению информации о текущей успеваемости учащегося, введение электронного журнала успеваемости в общеобразовательных учреждениях РФ
Кулова Г.А. – заместитель директора по УВР;
Козбаев Э.А. – системный администратор;
Кунусова С.Ш.– заместитель директора по ВР;
Абугалиева Ю.Х.– заместитель директора по УВР;
классные руководители 1-11 классов;
Живолуп Н.А.– учитель информатики;
Джунусова Л.И.– педагог-психолог.
– план мероприятий по внедрению электронного дневника в учебный процесс в срок до 25.08.2013г.;
– локальные нормативные акты, обеспечивающие переход к использованию ЭЖ. (Локальные акты разместить на сайте общеобразовательного учреждения) в срок до 01.09.2013г.
· информирование родителей о поведении и успехах учащегося через текстовые сообщения внутри системы и возможностях просмотра электронного дневника.
· составление календарно-тематического плана;
· заполнение данных об успеваемости и посещаемости учащихся, видах учебных занятий, домашних заданиях;
Заместитель директора по УВР
www.30ahtubinskaja-soh.edusite.ru
В качестве примера внедрения уникальной программы на предприятии рассмотрим проект автоматизации Управления производственно-технологической комплектации. УПТК — филиал ГУП «Башкиравтодор», персонал составляет около 80 человек работающих. Основная функция — централизованное снабжение порядка 60 дорожно-строительных управлений — филиалов ГУП, расположенных в каждом районе Башкортостана. Централизованное снабжение, в котором участвуют также некоторые отделы ГУП, включает в себя сбор заявок филиалов, заключение договоров с поставщиками, заказ и доставку ТМЦ на склад и непосредственно потребителям, распределение ТМЦ между потребителями согласно сводных планов и заявок потребителей, оплату счетов поставщиков и выставление счетов филиалам.
В результате небольшого бесплатного обследования УПТК было подготовлено коммерческое предложение на автоматизацию. После внимательного изучения предложения Заказчиком (ДП «Инфодор» ГУП «Башкиравтодор») был подписан договор на разработку и внедрение уникальной конфигурации программы 1С:Предприятие. Целью разработки ставилась автоматизация функции управления централизованным снабжением филиалов ГУП «Башкиравтодор».
Работа по договору была разбита на четыре этапа — обследование предметной области, разработка технического задания, создание уникальной конфигурации для программы 1С:Предприятие и внедрение программы в работу в УПТК и ГУП.
Работа по проекту началась с подготовки приказа по ГУП «Башкиравтодор» о проведении обследования. Приказ определил, в какие сроки будет проведено обследование, кто выступит в качестве экспертов со стороны заказчика, функции каких подразделений должны быть обследованы. В соответствии с приказом было проведено обследование функций начальника УПТК, отдела комплектации, планово-экономического отдела, отдела договоров, бухгалтерии УПТК. Кроме того, в процесс обследования были включены также производственный отдел, отдел главного энергетика, отдел главного механика и маркетинговый отдел ГУП «Башкиравтодор». Обследование отделов ГУП потребовалось потому, что функция централизованного снабжения в ГУП выполняется не только в УПТК. В отделах ГУП сосредоточены функции формирования потребности в ресурсах и контроль финансов, выделяемых на снабжение.
Обследование началось с изучения положений об отделах и должностных инструкций персонала. После этого были проведены устные консультации со специалистами и собраны образцы документов, обеспечивающих функцию централизованного снабжения. Особенное внимание было уделено бухгалтерии УПТК. В бухгалтерии, кроме документооборота, подробно изучались приказ об учетной политике, план счетов УПТК, состав регистров аналитического учета, состав и отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учете.
По результатам обследования специалистами отдела проектирования информационных систем был подготовлен отчет, который включал в себя:
Контекстная диаграмма полученной модели «как-есть» показана на рисунке.
Модель «как-есть» прошла несколько сеансов экспертизы в процессе разработки.
Экспертиза модели оказалась весьма полезной.
На самых ранних этапах экспертизы в модель были внесены существенные дополнения, связанные с большим разнообразием бизнес-процессов реального снабжения — через склад, транзитом автотранспортом, транзитом сыпучих материалов по железной дороге.
В процессе разработки модели было собрано и проанализировано свыше двухсот образцов документов.
В таблице приведен фрагмент плана счетов «как-есть» бухгалтерии УПТК.
При подготовке плана счетов «как-есть» выявилось, в частности, что счет 10 в бухгалтерии УПТК не является счетом-группой для субсчетов 10.1, 10.2 и т.д., а является субсчетом (ему можно было бы дать условный код 10.0), предназначенным для учета материалов, поставляемых филиалам через склад.
Ниже приводится пример описания хозяйственных операций по приходу товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на склад УПТК. Такие описания были выполнены для всех хозяйственных операций, выявленных в процессе обследования.
Функциональная модель, план счетов и перечень хозяйственных операций были согласованы с Заказчиком. Бухгалтерами были подписаны каждая страница разработанных документов.
Анализ модели «как-есть» выявил частичное дублирование функций персонала ГУП и УПТК. В частности, выяснилось, что заявку поставщику может подготовить как отдел комплектации ГУП, так и отдел маркетинга УПТК. Все вопросы, которые могли иметь неоднозначное решение и сказались бы на разработке технического задания, были собраны в специальный отчет и представлены руководству Заказчика. Было проведено несколько совещаний, в которых приняли участие заместитель генерального директора ГУП по экономике, начальник УПТК, начальники отделов ГУП и УПТК. В результате по всем вопросам были получены решения, которые были закреплены в разработанном техническом задании.
Ниже приведен фрагмент таблицы, содержащей некоторые вопросы и решения, принятые руководством Заказчика.
Этап разработки технического задания
Для разработки технического задания специалистами отдела проектирования информационных систем были использованы подготовленный отчет об обследовании и сводная таблица решений по принципиальным вопросам.
Основу технического задания составила функциональная модель уникальной конфигурации 1С:Централизованное снабжение. Ниже показана диаграмма декомпозиции первого уровня модели.
Модель охватила процессы планирования сводной годовой потребности для складского и транзитного товарооборотов, контроля заявок филиалов на получение ТМЦ, учета тендеров, договоров и дополнительных соглашений с поставщиками, распределения финансов по поставщикам, контроля заявок поставщикам на выделение ТМЦ, регистрации поступления ТМЦ на склад и по транзиту, формирования разнарядок на распределение ТМЦ, выписки доверенностей, ТТН, счетов, счетов-фактур, платежных поручений. Были предусмотрены оперативный и бухгалтерский учет расчетов с поставщиками и филиалами, а также учет ТМЦ на складе и в транзите.
Построенная модель позволила до разработки уникальной конфигурации и внедрения программы выявить перечень АРМов, необходимых для автоматизации процесса. Для каждого АРМа были четко определены его функции. Все эти функции были уточнены и согласованы с Заказчиком в процессе обсуждения модели на совместных совещаниях. Таким образом, именно на этапе разработки технического задания были заложены основы будущего успешного внедрения системы. Пользователи системы заранее узнали, как изменятся их должностные обязанности после внедрения системы и успели подготовиться к этому психологически.
В частности, специалисты отдела комплектации осознали, что каждое утро им придется начинать с ввода в информационную базу приходных ордеров, поступающих со склада. Такое решение приняло руководство УПТК, так как невозможно было автоматизировать удаленный склад из-за отсутствия надежной связи. Хотя нагрузка на работников отдела выросла, они с пониманием отнеслись к ситуации. Благодаря наличию электронных приходных ордеров стало возможным обеспечить контроль за процессом формирования разнарядок — теперь специалисты отделов ГУП уже физически не смогли бы распределить больше материалов, чем поступило на склад.
В процессе подготовки технического задания выявилось, что необходимо спроектировать около 130 новых отчетных форм, около 40 из которых незначительно отличались друг от друга. При этом специалисты Заказчика не были уверены, что это полный комплект, и в скором времени руководству не потребуются новые отчетные формы. Поэтому в техническое задание была включена разработка специального генератора отчетных форм, позволяющего получить как известные, так и новые отчеты. Генератор, для настройки которого не требуется программист, позволяет получать и сохранять описания новых форм, отличающихся составом и расположением реквизитов, а также фильтрацией и сортировкой записей. На рисунке ниже показана экранная форма генератора отчетов.
Остальные 90 форм отчетов были спроектированы на основании функциональной модели «как-будет», форм документов, входящих в отчет об обследовании, и модели данных.
Модель данных уникальной конфигурации, спроектированная в процессе подготовки технического задания, включила в себя описание атрибутов и связей более 200 информационных сущностей — справочников и документов. Тем не менее, грамотное разбиение модели на логические фрагменты — диаграммы — сделали ее вполне доступной для специалистов Заказчика.
На рисунке приведена часть одной из диаграмм модели данных. Диаграмма позволяет получить наглядное представление о составе атрибутов и связях достаточно простого документа — заявки отдела ГУП на ТМЦ.
Информационная модель легла в основу спроектированных интерфейсов. В техническое задание были включены интерфейсы свыше 30 новых справочников и около 90 новых документов.
На рисунке приведены интерфейс и печатная форма документа «Заявка отдела».
Автоматизация УПТК совпала по времени с переходом организаций Российской Федерации на новый план счетов, утвержденный приказом Минфина от 31.10.2000 г. № 94н. Поэтому было принято решение разрабатывать план счетов, включаемый в техническое задание, с учетом перехода на новую нумерацию счетов. Такая разработка была выполнена совместно с главным бухгалтером УПТК на основе старого плана счетов УПТК, приказа Минфина и нового плана счетов, утвержденного ГУП «Башкиравтодор».
В таблице приведен небольшой фрагмент плана счетов УПТК «как-будет».
Интересно отметить, что план счетов «как-будет» изменился по сравнению с планом счетов «как-есть» не только потому, что был осуществлен переход на новую нумерацию счетов, но и потому, что одновременно были исправлены ошибки в бухгалтерском учете. В частности, у счета 10 появился новый субсчет 10.8, на котором стали учитываться материалы, переданные в переработку. До этого металл, отпущенный на завод с целью изготовлению ножей для бульдозеров, списывался с 10 счета, что искажало базу для расчета налога на имущество.
Еще более существенным изменениям подвергся перечень хозяйственных операций. Результаты обследования позволили новому главному бухгалтеру УПТК не только быстро ознакомиться с особенностями учета во вверенном ему подразделении, но и внести предложения по существенному дополнению перечня и содержания хозяйственных операций. Все предложения главного бухгалтера были учтены в техническом задании.
Описанная выше ситуация по переработке металла нашла следующее отражение в техническом задании в разделе описания хозяйственных операций «как-будет»:
* Открывается одна карточка на общую стоимость приходуемых материалов (стоимость приходуемых материалов = стоимость материалов, переданных на переработку + стоимость услуг).
Аналогичные описания были подготовлены для более чем двухсот хозяйственных операций — всех, которые были ранее или планировались в будущем. Для каждой хозяйственной операции были явно определены первичный и электронный документ, на основании которого будут формироваться проводки.
И, наконец, в текстовой части технического задания были сформулированы общие требования к локальной вычислительной сети, серверу, рабочим станциям, системному и прикладному программному обеспечению. Для обеспечения функционирования уникальной конфигурации требовалось подключить к локальной вычислительной сети все отделы УПТК и часть отделов ГУП «Башкиравтодор». Установить на сервере сетевую операционную систему Windows 2000 advanced server. На рабочих станциях — систему Windows 98 SE. На сервере также требовалось установить MS SQL Server 2000 для обеспечения работы версии 1С:Бухгалтерия для SQL. Выбор версии был обусловлен большим количеством одновременно работающих в сети пользователей — более 10, и большим объемом операций по вводу документов.
Монтаж локальной вычислительной сети, приобретение и установку сервера, рабочих станций, системного и прикладного программного обеспечения взяли на себя специалисты дочернего предприятия «Инфодор» ГУП «Башкиравтодор». Все работы были выполнены с высоким качеством и в требуемый срок.
Пока Заказчик готовил сеть и компьютеры, специалисты отдела программирования и внедрения разработали на основании технического задания уникальную конфигурацию «1С:Централизованное снабжение».
На этапе конфигурирования программисты предприятия «Софт-портал» реализовали все требования, заложенные в техническом задании. В качестве основы для разработки уникальной конфигурации «1С:Централизованное снабжение» послужила компонента «Бухгалтерский учет» системы 1С:Предприятие.
В процессе конфигурирования было запрограммировано свыше 400 новых объектов метаданных — справочников, субконто, счетов, документов, обработок и отчетов. На рисунке ниже приведен фрагмент получившегося дерева метаданных.
Разработанная уникальная конфигурация содержит настройку наборов прав и интерфейсов для 18 АРМов. Перечень автоматизированных рабочих мест, включенных в конфигурацию, приведен в таблице.
Насколько сильно различаются интерфейсы АРМов, хорошо видно из следующей иллюстрации. Ниже показано содержание меню «Журналы документов» двух АРМов — бухгалтера склада и отдела комплектации.
Работы по конфигурированию были проведены отделом программирования и внедрения быстро и эффективно. Специалисты смогли полностью сосредоточиться на программировании, так как имели все необходимые для работы ресурсы. Ясное и полное представление о функциях, структуре данных, интерфейсе будущей конфигурации, содержащееся в техническом задании, позволило программистам:
Полученная конфигурация прошла тройное тестирование еще до установки у Заказчика. Прежде всего, каждый вновь разработанный объект метаданных был протестирован разработавшим его программистом. После того, как конфигурирование было закончено, к тестированию подключился отдел проектирования. Специалисты отдела проверили готовую конфигурацию на полноту и соответствие техническому заданию. Последнее, самое важное тестирование, провели специалисты по внедрению. Они разработали отдельные тестовые примеры для АРМов. На небольшом объеме тестовых данных проверялся весь технологический процесс функционирования АРМа — от ввода записей в справочники и документы до получения и распечатки отчетов. Все ошибки, обнаруженные на втором и третьем этапах тестирования, документировались в специальных протоколах тестирования. Тестирование повторялось до тех пор, пока не были устранены все выявленные ошибки.
И, наконец, на этапе конфигурирования были разработаны отдельные инструкции для всех АРМов. Каждая инструкция, разработанная совместно программистами и специалистами по внедрению, состоит из трех частей. В технологической части инструкции приведен общий порядок действий для пользователя АРМа. Во второй части инструкции описаны действия пользователя при вводе каждого элемента справочника или документа. И, наконец, в последней части инструкции описана последовательность действий для получения каждого отчета.
Ниже приведена выдержка из инструкции АРМа отдела комплектации по вводу документа «Приходный складской ордер».
Документ «Приходный ордер» предназначен для регистрации прихода материалов на склад.
Необходимо заполнить следующие реквизиты основной части документа (последовательно):
Табличная часть документа заполняется на основании документа «Доверенность УПТК». Однако нельзя вводить в табличной части номенклатуру, не соответствующую указанной в спецификации договора. Если в документе «Доверенность УПТК» имеется номенклатура, не входящая в спецификацию договора, то выводится предупреждающее сообщение.
Далее заполненную автоматически табличную часть документа можно свободно редактировать. Однако, возможен ввод только той номенклатуры, которая указана в спецификации договора. Цена автоматически проставляется по спецификации, но может корректироваться.
Кнопка «Записать» производит сохранение документа только в случае правильного заполнения всех реквизитов документа. При записи проверяется заполнение номенклатуры в табличной части документа. Если выбранная номенклатура или ее количество не соответствует выбранной заявке поставщику, выводится предупреждающее сообщение, однако документ сохраняется.
Этап внедрения для любой системы является наиболее ответственным и сложным. На этом этапе происходит болезненная замена старой, но привычной технологии работы на более передовую, но непривычную. Нагрузка на пользователей на этапе внедрения вырастает в несколько раз. Приходится выполнять не только повседневные обязанности, но и значительный объем работ по первоначальному заполнению справочников и вводу остатков. Кроме того, грамотное внедрение требует вести параллельную работу по старой и новой технологиям хотя бы месяц. При этом появляется возможность сравнить результаты и повысить качество новой системы за счет своевременного выявления недоработок.
Организация этапа внедрения является ключевым фактором для успеха всего проекта в целом. Можно провести подробное обследование, написать качественное техническое задание, разработать самую совершенную программу — без внедрения вся эта работа пойдет в корзину. Мы гарантируем внедрение благодаря специальной процедуре обеспечения успешного внедрения. В основу этой процедуры положены простые принципы планирования и контроля.
Вот как происходило внедрение уникальной конфигурации «1С:Централизованное снабжение». Прежде всего, специалисты отдела программирования и внедрения подготовили приказ по ГУП «Башкиравтодор» о порядке внедрения системы. Приказ определил перечень мероприятий, сроки, исполнителей, обязанности и ответственность персонала Заказчика в процессе внедрения. Фактически приказ с приложениями стал детальным планом внедрения системы. Приводим его здесь практически полностью.
В целях организации работ по внедрению программного обеспечения бизнес-процессов планирования, организации и контроля функции снабжения УПТК ГУП «Башкиравтодор»
Генеральный директор Аминов Ш.Х.
Важно отметить, что приказ был подписан генеральным директором ГУП после того, как прошел согласование с каждым специалистом, участвующим в процессе внедрения. Согласование позволило специалистам внести свои предложения по составу и срокам выполнения работ. Благодаря процессу согласования с самого начала была создана доброжелательная атмосфера командной работы, позволившая в дальнейшем избежать множества проблем.
Разработанная уникальная конфигурация была установлена на более чем 20 рабочих мест. Обучение удалось сделать максимально быстрым и эффективным благодаря наличию индивидуальных инструкций для каждого рабочего места. Специалисты Заказчика учились выполнять только те функции, которые были для них четко определены заранее. Процесс обучения завершился принятием программы в опытную эксплуатацию по акту. В процессе обучения была решена одна из важнейших психологических проблем, мешающих внедрению. Людей пугает все незнакомое. После обучения программа перестала пугать пользователей, она стала знакомой.
Важнейшим фактором успеха любого процесса, наряду с его четким планированием и организацией, является обеспечение контроля. Контроль процесса внедрения уникальной конфигурации в ГУП «Башкиравтодор» был обеспечен специальными механизмами и процедурами контроля.
В качестве механизмов контроля выступили «Журнал учета работы с программой», «Журнал замечаний» и «Еженедельный сводный отчет о внедрении».
Еще в процессе обучения каждому пользователю были розданы индивидуальные 10-ти страничные «Журналы учета работы с программой» и «Журналы замечаний».
Ниже приведен пример записи в «Журнале учета работы с программой».
www.soft-portal.ru
Предлагаем Вам рассмотреть вопрос об использовании для реализации кадровой политики предприятия и денежных расчетов с персоналом в Вашей организации новой версии наиболее популярной программы «1С» – «1С:Зарплата Управление персоналом 8»
Конфигурация «Зарплата и Управление Персоналом» - прикладное решение нового поколения для предприятий любого типа, предназначенное для повышения эффективности работы по следующим направлениям:
Руководство
Отдел персонала
Отдел кадров
Бухгалтерия
С целью ведения бухгалтерского учета обеспечена совместная работа конфигурации «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» с решением «1С:Бухгалтерия 8».
Возможные доработки под специфику Заказчика:
С учетом нашего опыта по внедрению программных комплексов предлагаем Вам следующий план внедрения:
Чаще всего исключительные права для целей бухгалтерского учета учитывают в составе нематериальных активов (НМА). Для этого нужно, чтобы одновременно соблюдались следующие условия (п. 3 ПБУ 14/2007):
Чтобы программу отнести к НМА в налоговом учете, необходимо выполнение следующих условий (п. 3 ст. 257 НК РФ):
Получается, если в бухгалтерском учете объект относится к НМА, то в налоговом учете этот объект также будет признан нематериальным активом.
В бухгалтерском учете компьютерную программу нужно учитывать по первоначальной стоимости. Эта стоимость равна сумме всех затрат на ее приобретение. В п. 8 ПБУ 14/2007 сказано, что первоначальная стоимость НМА увеличивается на сумму расходов, связанных с приобретением актива (установка, доведение до пригодного к использованию состояния и пр.).
НМА стоимостью до 40 000 (с 2016 года до 100 000) рублей в налоговом учете можно списать полностью в момент ввода в эксплуатацию. Так как имущество до 40 000 рублей не является амортизируемым (п. 1 ст. 256 НК РФ), стоимость НМА можно включить в состав материальных расходов (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).
Вопрос налоговой амортизации НМА стоимостью ниже 40 000 рублей — спорный. Ранее контролирующие органы придерживались позиции, что амортизировать нужно все НМА независимо от их стоимости (письмо ФНС России от 25.02.2011 № КЕ-4-3/3006). На сегодняшний день все больше писем Минфина подтверждают возможность списывать «малоценные» НМА при вводе в эксплуатацию (письма Минфина РФ от 31.08.2012 N 03-03-06/1/450 , от 09.09.2011 N 03-03-10/86 , от 09.12.2010 N 03-03-06/1/765).
Для целей налогового учета срок полезного использования объекта нематериальных активов определяется по правилам, закрепленным в п. 2 ст. 258 НК РФ. По общему правилу срок использования НМА может быть указан в договоре или патенте. Если срок по документам определить нельзя, нормы амортизации устанавливаются в расчете на срок полезного использования, равный 10 годам (но не более срока деятельности налогоплательщика).
Для исключительных прав на компьютерные программы налогоплательщик вправе самостоятельно определить срок полезного использования, который не может быть менее двух лет.
В бухгалтерском учете нет стоимостного критерия для определения амортизируемого имущества. Поэтому начислять амортизацию нужно по всем НМА, у которых известен срок полезного использования. По нематериальным активам с неопределенным сроком полезного использования амортизация не начисляется (п. 23 ПБУ 14/2007). Но организации каждый год должны пересматривать срок использования НМА, подтверждая ранее установленный либо внося изменения по объективным причинам (п. 27 ПБУ 14/2007).
Исключительное право на компьютерную программу не имеет ограниченного срока действия. Поэтому для целей бухучета срок использования компьютерной программы определяется исходя из периода, в течение которого организация будет ее использовать (п. 26, 27 ПБУ 14/2007). Если срок не известен, то можно установить его равным 5 годам (п. 4 ст.1235 ГК РФ).
Срок полезного использования компьютерной программы нужно зафиксировать в приказе (ч. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Чтобы не возникло расхождений в бухгалтерском и налоговом учете, целесообразнее установить одинаковый срок полезного использования программы (для НМА стоимостью выше 40 000 рублей).
Проводки при покупке исключительных прав :
Дебет 20 (26, 44) Кредит 05 — начислена ежемесячная амортизация по компьютерной программе (амортизация начисляется с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия НМА к учету (п. 31 ПБУ 14/2007).
Если организация списывает программу стоимостью до 40 000 рублей единовременно, то проводки будут следующими:
Дебет 08-5 Кредит 60 — учтены расходы на приобретение компьютерной программы;
Дебет 04 Кредит 08-5 — компьютерная программа введена в эксплуатацию;
Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 04 — стоимость НМА единовременно учтена в составе материальных расходов (только в налоговом учете);
Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 05 — начислена ежемесячная амортизация по компьютерной программе (только в бухгалтерском учете).
Большинство приобретаемых программ и систем имеют неисключительные права и покупаются по лицензионному или сублицензионному договору. Такой вид права не может быть отнесен к нематериальным активам (п. 3 ст. 257 НК РФ). Поэтому неисключительные права списывают на счета затрат в составе прочих расходов (пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Налоговый учет
В налоговом учете лицензиат, применяющий метод начисления, должен распределить стоимость компьютерной программы в течение срока действия договора (письмо Минфина России от 31.08.2012 № 03-03-06/2/95). Если в договоре срок не указан, то необходимо самостоятельно установить период списания на затраты, исходя из принципа равномерности (абз. 2 п. 1 ст. 272 НК РФ, письма Минфина РФ от 18.03.2014№ 03-03-06/1/11743 и от 18.03.2013 № 03-03-06/1/8161). Гражданским кодексом предусмотрено, что если срок использования не определен, договор считается заключенным на 5 лет (п. 4 ст. 1235). Такого же мнения придерживается Минфин в письмах от 23.04.2013 № 03-03-06/1/14039 , 16.12.2011 № 03-03-06/1/829 .
В вопросе списания неисключительных прав существует и противоположная судебная практика. Например, постановлениями ФАС Московского округа от 18.03.2014 № Ф05-1208/2014, от 28.12.2010 № КА-А40/15824-10 , от 15.02.2010 № КА-А40/190-10 вынесено решение, что расходы на приобретение права пользования компьютерной программой можно списывать единовременно.
Как это часто бывает, мнение налоговых органов не совпадает с мнением судов. Если вы не хотите тратить время на судебные разбирательства, безопаснее списывать затраты на приобретение программ для ЭВМ равномерно в течение срока использования. Имейте в виду, что суды рассматривают порядок списания расходов, который закреплен в учетной политике организации. Если вы решили списывать затраты на приобретение неисключительных прав единовременно, не забудьте прописать этот пункт в своей учетной политике.
При кассовом методе в расходы включаются фактически оплаченные суммы (п. 3 ст. 273 НК РФ).
Плательщики упрощенного налога (доходы — расходы) могут уменьшать налогооблагаемую базу на сумму затрат по приобретению права на использование компьютерных программ (подп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, письма Минфина России от 21.03.13 № 03-11-06/2/8830 и от 28.05.12 № 03-11-06/2/70).
Бухгалтерский учет
В бухгалтерском учете неисключительное право на использование программы учитывается в составе расходов будущих периодов на счете 97 (п. 39 ПБУ 14/2007). Списывать такие расходы нужно на протяжении срока действия договора. Способ списания затрат на приобретение неисключительных прав нужно закрепить в учетной политике. Чтобы не возникло временных разниц, установите единый срок использования программы в бухгалтерском и налоговом учете.
Если срок в договоре не прописан, организация может установить его самостоятельно в соответствующем приказе. Но в данном случае безопаснее руководствоваться нормами Гражданского кодекса (ст. 1235) и устанавливать срок использования программы на 5 лет.
Так как неисключительное право на программные продукты у правообладателя — объект НМА, лицензиату (получателю) следует вести учет этого объекта на забалансовом счете (п. 39 ПБУ 14/2007). Планом счетов специального счета для этих целей не предусмотрено, поэтому можно открыть специальный забалансовый счет, например 012.
Проводки при покупке неисключительных прав:
Дебет 97 Кредит 60 — приобретено право использования программы (разовый платеж);
Дебет 012 — лицензия (право) на программу учтена на забалансовом счете;
Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 97 — списана часть расходов будущих периодов (ежемесячно).
При продлении лицензии на программу затраты также учитываются равномерно (счет 97).
Важно! Использование пиратских программ наказуемо (ст. 1252 ГК РФ, ст. 146 УК РФ).
Затраты на обновление и ежемесячное обслуживание программ относятся к текущим расходам и подлежат списанию в момент оказания услуги (пп. 26 п. 1ст. 264 НК РФ, письмо Минфина РФ от 27.11.2007 № 03-03-06/1/826).
Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 60 — списаны затраты на обновление (обслуживание) программы.
Чаще всего компьютерные программы имеют неисключительные права использования. Учет таких программных продуктов следует вести с применением счета 97 «Расходы будущих периодов» и списывать равномерно в течение срока действия договора. Не стоит путать обновление программ с их продлением, ведь учитывать эти расходы нужно по-разному.
Если у вас возник вопрос по бухгалтерскому или налоговому учету, наши эксперты всегда готовы помочь в его решении.
Эксперт сервиса Норматив
Рогачева Е.А.
Администрация Санкт-Петербурга
ПРИМОРСКИЙ АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РАЙОН
ТЕРРИТОРИАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ
О внедрении систем электронного документооборота
и делопроизводства
1. Возложить ответственность за подготовку компьютерных средств подразделений делопроизводства и локальной вычислительной сети (ЛВС) к внедрению систем электронного документооборота и делопроизводства (далее — СЭД) в соответствии с требованиями частного технического задания (приложение N 1 к договору N 1008/25-2000 от 23 августа 2000 года) и выполнение мероприятий, обеспечивающих техническую работоспособность систем электронного делопроизводства, на начальника отдела информационных систем и баз данных управления экономики и городского заказа Мирошник М.И.
2. Возложить ответственность за проведение опытной эксплуатации систем, обучение работников подразделений делопроизводства, внедрение СЭД в подразделениях территориального управления на начальника управления делами Гуляева К.В.
3. Начальнику отдела информационных систем и баз данных управления экономики и городского заказа Мирошник М.И. и начальнику управления делами Гуляеву К.В. совместно с генеральным исполнителем проекта ЕСЭД — ГП «Центр компьютерных разработок» обеспечить проведение опытной эксплуатации систем электронного делопроизводства, подготовку технических средств и проведение приемо-сдаточных работ по внедрению систем в промышленную эксплуатацию.
4. Контроль за выполнением приказа оставляю за собой.
Глава территориального управления
Ю.Л.Осипов
Текст документа сверен по:
официальная рассылка
Приказ
о внедрении системы электронного документооборота
[ число, месяц, год ]
В целях [ вписать нужное ] приказываю:
1. С [ число, месяц, год ] внедрить систему электронного документооборота [ наименование ] в [ наименование юридического лица ].
2. [ Должность, Ф. И. О. ] в срок до [ число, месяц, год ] разработать и утвердить порядок электронного документооборота.
3. Ответственным за ведение электронного документооборота назначить [ должность, Ф. И. О. ].
4. [ Должность, Ф. И. О. ] организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов.
5. [ Должность, Ф. И. О. ] внести в учетную политику [ наименование юридического лица ] правила создания, получения и хранения электронных документов.
6. Ответственными за формирование и подписание электронных документов назначить [ должность, Ф. И. О. ].
7. Приказ довести до всех структурных подразделений организации.
8. Контроль за исполнением приказа возлагаю на [ должность, Ф. И. О. ].
С приказом ознакомлены:
[ должность, подпись, инициалы, фамилия ]
Примерная форма приказа о внедрении системы электронного документооборота
Разработана: Компания «Гарант», июнь 2016 г.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Итак, вы всерьёз задумались о вопросе внедрения СЭД. Вы на пороге долгого пути, состоящего из многих этапов: предпроектное обследование, выбор программного продукта, предварительная его настройка, обучение пользователей, опытная эксплуатация, введение в промышленную эксплуатацию. Однако, для того, чтобы система электронного документооборота заработала «официально», нужен соответствующий бумажный документ. Сегодня мы с вами разберем все этапы внедрения системы и рассмотрим нормативные документы, которые должны их регламентировать.
Деятельность по внедрению СЭД на предприятии требуется подкрепить распорядительными документами. И чем четче в приказах/распоряжениях будет закреплен перечень необходимых мероприятий, порядок их осуществления и ответственность должностных лиц, участвующих во внедрении, тем быстрее и эффективнее будет осуществляться работа по внедрению СЭД.
1. Предпроектное обследование, выбор программного продукта.
В распорядительном документе (как правило, это приказ), издаваемом руководством на первом этапе внедрения, содержится обоснование необходимости внедрения СЭД, а в тексте указывается ответственное лицо, либо несколько лиц, которые должны:
Определить какими силами будет внедряться система (собственными либо с привлечением подрядчика работ);
Определить генерального подрядчика работ;
Определить примерный масштаб внедрения и планируемый бюджет.
Результатом работы по вышеуказанному приказу чаще всего выступает проработанное с обеих сторон коммерческое предложение.
2. Создание рабочей группы и утверждение плана-графика работ.
После того, как программный продукт и подрядчик работ выбран, необходимо создать распорядительный документ, в котором будет определены:
Руководитель группы по внедрению со стороны заказчика;
Состав рабочей группы;
Задачи по подготовке плана-графика работ, привлечение к работе других специалистов, задействованных во внедрении СЭД (подготовка технического оснащения, информационного и программного обеспечения и т.д.).
В дальнейшем необходимо будет издать приказ об утверждении плана-графика работ по внедрению СЭД. С учетом этого плана проходят все последующие этапы внедрения.
3. Утверждение списка пользователей, и определение администратора системы.
В распорядительных документах обязательно должен быть закреплен список пользователей СЭД, а так же график их обучения. График обучения может быть закреплен самостоятельным приказом/распоряжением. Данный приказ поможет регламентировать процесс проведения обучения пользователей на предприятии.
В следующем приказе будет содержаться информация о назначении администратора системы — это особый пользователь, который обеспечивает и контролирует работу остальных пользователей системы; он должен выполнять работу по выявлению исправлению ошибок пользователей, дополнению и изменению НСИ (нормативно-справочной информации).
4. Запуск системы в опытную и промышленную эксплуатацию.
Обычно после, либо в процессе обучения пользователей происходит запуск системы в опытную эксплуатацию. В специальном приказе о вводе системы в опытную эксплуатацию должно быть указано:
Сроки проведения опытной эксплуатации;
Перечень подразделений (рабочих мест);
Сроки их оснащения программными и аппаратными средствами;
Ответственных за проведение опытной эксплуатации в подразделениях.
В этом же приказе может содержаться указание об утверждении временного регламента (правил, порядка) работы с СЭД.
После проведения опытной эксплуатации необходимо подготовить перечень предложений или рекомендаций по переходу на СЭД, которые, как правило, в случае, если предложения подготовили сотрудники организации заказчика оформляются в виде внутреннего служебного документа. В данном документе указывается информация о проблемах, возникших в процессе опытной эксплуатации, а так же предложения по донастройке системы.
После исполнения всех разногласий и донастроек, система электронного документооборота принимается в промышленную эксплуатацию, что фиксируется отдельным приказом, в котором должно быть указано:
состав функций СЭД или ее частей, технических и программных средств, принимаемых в промышленную эксплуатацию;
список должностных лиц и перечень подразделений организации-заказчика, ответственных за работу СЭД;
порядок и сроки введения новых форм документов (при необходимости);
порядок и сроки перевода персонала на работу в условиях функционирования СЭД.
После окончания работ по вводу в промышленную эксплуатацию необходимо внести изменения в локальные нормативные акты (должностные инструкции, положения, регулирующие работу с документами и т.д.). В инструкции должны быть учтены нововведения, связанные с использованием СЭД на предприятии. Правильное оформление таких изменений в документах мы с вами разберем в следующих статьях.
Внедрение любой системы электронного документооборота имеет свою специфику. Она заключается в трудоемких подготовительных работах, направленных на создание оптимальных условий для применения средств автоматизации. Освоить новую профессиональную сферу специалистам по внедрению систем документооборота помогут методические материалы. Речь идёт о документационном обеспечении управления.
Подготовка к автоматизации документооборота часто выливается в самостоятельный консалтинговый проект, в ходе которого ведется постановка документооборота в компании и подготовка процессов к включению в новую информационную систему.
На подготовительном этапе следует:
Консалтинговый проект подготовки к автоматизации документооборота имеет ряд особенностей.
Во-первых, доля консалтинга в проектах внедрения систем электронного документооборота довольно высокая, и сам подготовительный этап имеет существенное влияние на эффективность внедрения.
Во-вторых, консалтинговый проект находится на стыке двух предметных областей - документационного обеспечения управления и информационных технологий (ИТ). Поэтому для успешного прохождения такого проекта требуются специальные знания, которыми специалисты по внедрению часто не владеют.
В-третьих, российское делопроизводство имеет сильные традиции и глубокие корни, что также оказывает влияние на автоматизацию процессов работы с документами.
Исходя из особенностей консалтингового проекта, можно составить портрет квалифицированного консультанта. Такой специалист владеет предметной сферой документационного обеспечения управления и умеет говорить со специалистами в области делопроизводства на одном профессиональном языке. При этом он знает функциональные возможности внедряемой системы электронного документооборота и хорошо владеет методиками обследования и описания бизнес-процессов.
Из профессионального портрета консультанта вытекает закономерный вопрос, где такого консультанта найти?
Фирма «1С» - разработчик системы «1С:Документооборот» подошла к решению этой проблемы системно и основательно. Было открыто новое направление деятельности - методическое сопровождение проектов внедрения программ электронного документооборота. На сегодня наметилось два направления методической работы:
В рамках разработки готовых методик постановки документооборота и обследования предприятия создан методический продукт «Комплект нормативных документов. Методика постановки делопроизводства и документооборота». Продукт выпускается в двух версиях, ориентированных на разные сегменты бизнеса. Каждый комплект документов привязан к возможностям определенной версии программы «1С:Документооборот» .
В поддержку методического продукта запущен двухдневный учебный курс «Подготовка к автоматизации документооборота». Учебный курс содержит основы делопроизводства и разъяснения к тому, как работать с комплектами нормативных документов. В ходе обучения слушатели работают с примерами документов, учатся оценивать действующие локальные нормативные акты, которые регулируют работу с документами, формулировать замечания к ним и составлять новые документы разных видов.
Методический продукт «Комплект нормативных документов», по своей сути, представляет собой готовую технологию, а не учебник по делопроизводству. Это сборник локальных нормативных актов по организации делопроизводства, в которых все процессы привязаны к программе «1С:Документооборот». Комплект помогает в сжатые сроки подготовиться к внедрению: организовать делопроизводство в компании. И, что немаловажно, комплект документов потребует лишь незначительной доработки на внедрении с учетом отраслевой специфики компании. По оценке экспертов, объем такой доработки не превышает 30%.
Состав комплекта документов:
Остановимся подробнее на каждом из нормативных документов.
Приказ «О запуске в опытную/промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота» содержит поручения:
Приказ разграничивает зоны ответственности между службой документационного обеспечения управления и ИТ в части эксплуатации системы электронного документооборота. Приказ распространяется на всех сотрудников организации и обязывает их работать в новой информационной системе.
Приказ «О работе в системе электронного документооборота» устанавливает правовое поле для работы с электронными документами: приравнивает действия сотрудников в системе электронного документооборота к действиям, совершаемым в рамках бумажного документооборота. К таким действиям относятся:
Положение о делопроизводстве и документообороте , включенное в состав комплекта документов, составлено в строгом соответствии Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).
Положение направлено на обеспечение юридической силы тех документов, которые будут создаваться в рамках информационной системы, а также на автоматизацию процессов документооборота.
Одним из критериев юридической силы является оформление документа в установленном порядке. Поэтому положения документа направлены на создание условий сотрудникам организации для возможности правильного выбора вида документа для конкретной деловой ситуации, и правильного его оформления, а именно:
В Положении отмечены все операции, выполнение которых необходимо проводить в программе электронного документооборота (рис. 1). Это значительно упростит адаптацию сотрудников к новой информационной системе.
Рис. 1. Пример операции, которую необходимо проводить в программе электронного документооборота
Комплект документов содержит готовые нормативные акты, регламентирующие деятельность службы документационного обеспечения управления:
Положение о службе документационного обеспечения управления закрепляет организационную структуру, определяет зону ответственности службы и содержит подробный перечень задач и функций, выполняемых ее сотрудниками.
Предложенный перечень задач и функций является наиболее полным и имеет оптимальное разделение зон ответственности между подразделениями службы документационного обеспечения управления. При необходимости задачи и функции могут быть дополнены недостающими или из перечня могут быть удалены лишние.
В описании функций есть указания на выполнение процедур в программе электронного документооборота (рис.2):
Рис. 2. Указания на выполнение процедур в программе электронного документооборота
Должностные инструкции сотрудников службы документационного обеспечения управления разработаны в соответствии с предложенной организационной структурой подразделения и закрепляют распределение задач и функций между сотрудниками. Кроме того, должностные инструкции:
Должностные инструкции также содержат указания на выполнение операций в программе электронного документооборота (рис. 3):
Рис. 3. Указания на выполнение операций в программе электронного документооборота
При подготовке к автоматизации документооборота нужно обратить внимание на такие важные направления работы, как распорядительная, договорная и внутренняя нормотворческая деятельность.
Управленческая деятельность реализуется путем принятия управленческого решения. В каждой организации принимается множество управленческих решений руководителями разного уровня. Все эти решения должны обладать такими характеристиками, которые обеспечивают его рациональность, осуществимость, обоснованность, своевременность, экономическую эффективность.
Несмотря на видимое множество принимаемых управленческих решений, управленческая деятельность все же характеризуется повторяемостью управленческих функций. Поэтому необходимо выделить однотипные управленческие функции и выработать для них единые правила.
Хорошо работающая система принятия управленческих решений является критерием эффективности управленческой деятельности в целом.
Для организации единой системы принятия управленческих решений необходимо:
Положение о работе с организационно-распорядительной документацией регламентирует процесс принятия управленческого решения, как единоличного, так и коллегиального.
Договорная работа является приоритетной для большинства компаний. Качество организации договорной работы определяет ее эффективность. Положение о работе с договорной документацией направлено на построение системы управления договорной работой и содержит правила ведения договорной работы, а также методику ее автоматизации.
Соблюдение требований документа позволит:
Одно из центральных мест в обеспечении эффективности управления занимают вопросы разработки, внедрения, использования и сопровождения регламентных документов. Требования к регламентации служебной деятельности устанавливаются стандартом ГОСТ Р 52294-2004 «Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности».
Положение о работе с регламентной документацией поддерживает требования стандарта и содержит правила создания регламентных документов, стандарты формирования единой регламентной базы организации.
Положение устанавливает централизованный контроль подготовки регламентных документов и размещения их в единой регламентной базе, что делает нормотворческую работу более прозрачной и системной.
Соблюдение требований документа позволит:
Таким образом, использование готовых комплектов нормативных документов сокращает время на подготовку к автоматизации документооборота, позволяет построить делопроизводство организации в соответствии с действующими нормативно-методическими требованиями, а также задаёт единый корпоративный стандарт работы с документами в организации. Привязка всех нормативных документов комплекта к программе электронного документооборота делает менее болезненной адаптацию сотрудников к работе в новой программе, а сами действия в системе - более эффективными.
Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы неправильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов.
Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам 1 , издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения – руководителю соответствующего уровня.
Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или распоряжения, могут быть направлены на:
● совершенствование организационной структуры предприятия;
● выбор средств и способов осуществления основной (или производственной) деятельности предприятия;
● обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами;
● утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.
При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.
А теперь постараемся выявить отличия между рассматриваемыми нами видами документов.
Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.
Распоряжение 2 – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.
В настоящее время на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться приказы, а в каких – распоряжения.
1.На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.).
2.Второй подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений. В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.
Приказы и распоряжения делятся на три подвида:
● по основной деятельности;
● по личному составу;
● по административно-хозяйственным вопросам.
В процедуре издания приказов и распоряжений можно выделить восемь этапов 3:
1. Инициирование издания приказа или распоряжения.
2. Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.
3. Подготовка проекта приказа или распоряжения.
4. Согласование проекта документа.
5. Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих.
6. Подписание приказа или распоряжения.
7. Регистрация приказа или распоряжения.
8. Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.
Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.
Рассмотрим каждый этап в отдельности.
Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:
● на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);
● по поручению руководства предприятия;
● по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов.
Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.
ООО «Новостройрегион-А» получает письмо-сообщение от разработчика программного обеспечения ОАО «Технологии 21 века» о выходе новой версии программного продукта по складскому учету «Склад+», а также CD-диска с модулем обновления и инструкцией по проведению обновления.
Получив данное письмо, руководитель ООО «Новостройрегион-А» выносит резолюцию, в которой поручает заведующему складом Степанову А.В. проанализировать новые возможности системы автоматизации складского учета и доложить о необходимости перехода на новую версию программы.
Степанов А.В. подготавливает докладную записку, адресованную генеральному директору, в которой сообщает, что переход на новую версию системы позволит более эффективно организовать работу по учету товара и повысить оперативность работы персонала.
Изучив данную докладную записку, генеральный директор создает новую резолюцию, в которой поручает подготовить проект приказа о вводе в эксплуатацию новой версии системы автоматизации складского учета.
То есть в данной ситуации инициирующими документами для издания приказа стали письмо ОАО «Технологии 21 века» и служебная записка заведующего склада Степанова А.В. На основании этих документов руководитель предприятия отдал поручение на подготовку проекта приказа.
Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в издаваемом приказе или распоряжении.
Источниками информации могут быть:
● законодательные акты и нормативная документация;
● текущая документация организации;
● документы, поступающие из других организаций;
● публикации в периодической печати;
● научные материалы и др.
Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.
Продолжение Примера 1
В рассматриваемом в Примере 1 случае среди источников информации присутствуют как внутренние документы организации, так и документы, поступившие из сторонней организации.
К внутренним документам ООО «Новостройрегион-А», необходимым для изучения, можно отнести: текущее положение о работе в системе автоматизации складского учета «Склад+», приказ, его утвердивший, а также докладную записку.
Кроме этого необходимо детально изучить приложения, присланные ОАО «Технологии 21 века» с письмом от 9 января 2007 г. № 2/02-15.
Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.
Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.
Оформляются проекты приказов и распоряжений 4 в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» 5 (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).
Итак, проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа и распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:
● Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания);
● наименование вида документа;
● место составления или издания документа;
● а также ограничительные отметки для реквизитов:
— регистрационный номер документа.
Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:
Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30–35 мм, а не 20 мм.
Таблица 1. Обязательные реквизиты приказа и распоряжения
наименование вида документа
оформлять не надо, присутствует на бланке
место составления или издания документа
оформлять не надо, присутствует на бланке
регистрационный номер документа
оформляется после подписания в момент регистрации документа
заголовок к тексту
оформляется при подготовке проекта документа
визы согласования документа (также может быть при необходимости гриф согласования документа)
полностью оформляются во время согласования проекта документа
оформляется во время подписания документа
в зависимости от учредительных документов может присутствовать Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак) 6
оформлять не надо, присутствует на бланке
Постановка на контроль и исполнение
отметка о контроле
оформляется при постановке документа на контроль
Снятие с контроля и направление документа в дело
отметка об исполнении документа и направлении его в дело
оформляется при снятии с контроля и направлении документа в дело
Теперь перейдем к рассмотрению особенностей оформления проектов приказа и распоряжения. Начнем с правил составления текста. Он всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:
● констатирующей (или преамбулы) и
В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа или распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если приказ или распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа или распоряжения.
Констатирующая часть обычно начинается словами «В целях», «В связи» и т.д.
Бывают случаи, когда констатирующая часть может отсутствовать в связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании 7 .
Констатирующая часть в приказах отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», а в распоряжениях – словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
Часто происходит деление распорядительной части на пункты в связи с тем, что предполагается наличие нескольких исполнителей для различных поручений со своими сроками готовности.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.
В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения.
Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:
1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект «Инструкции об организации работы по. ».
2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы.
Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:
3. Срок представления 15.07.2003.
В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:
Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка Сидорова К.М.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536.
Если приказ изменяет или отменяет какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу. ».
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения. ». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Текст любого организационно-распорядительного документа, оформляемого на бумаге формата А4, должен печататься через полуторный межстрочный интервал.
У приказа или распоряжения могут быть разные приложения 8: положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на приказах и распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.
Если приложение носит справочный или аналитический характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа или распоряжения дается ссылка «согласно приложению 2» или «(приложение 2)». При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Приложение № 2
к приказу ЗАО «Альтернатива-М»
от 11.01.2007 № 1
Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)». А на самом утверждаемом документе в правом верхнем углу первой страницы оформляется реквизит «Гриф утверждения документа».
Заголовок должен в обязательном порядке оформляться на всех проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое содержание документа.
Он должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например, «Об утверждении инструкции по делопроизводству», «О проведении аттестации сотрудников ЗАО «Связьинвестком»», «О реализации концепции совершенствования документационного обеспечения управления».
При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа) через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки.
На вопросах оформления обязательных реквизитов бланка приказа или распоряжения останавливаться не будем, так как об этом подробно рассказывается в статье Е.М. Каменевой «Разработка бланков организационно-распорядительных документов», опубликованной в журналах № 8’ и № 9’ 2005 г.
Когда проект приказа или распоряжения подготовлен, начинается следующий этап – согласование проекта распорядительного документа. Он неразрывно связан с другим этапом – доработкой проекта по замечаниям согласующих должностных лиц. Поэтому оба этих этапа мы рассмотрим одновременно.
Согласование проекта документа подразумевает:
● внутреннее согласование или визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования), которое оформляется реквизитом «визы согласования документа»;
● внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). К внешнему согласованию проектов приказов и распоряжений прибегают редко, поэтому мы не будем останавливаться на нем в данной статье 9 .
Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.
П. 2.7.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536.
П. 2.7.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536.
Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем 10 и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
На предприятии должен быть разработан перечень видов и подвидов 11 документов с указанием лиц, визы которых необходимы при согласовании, т.е. с указанием основных согласующих, или табель форм документов 12 .
Этапы подготовки проекта документа, его согласования и доработки по замечаниям согласующих могут осуществляться так называемым «традиционным» способом или с помощью системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.
При «традиционном» способе проект распорядительного документа готовится на бланке и передается на согласование в бумажном виде.
В этом случае визы должностных лиц проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта документа. Специалист, подготавливающий проект приказа или распоряжения, может сделать основу для дальнейшего проставления виз, указав на оборотной стороне последнего листа проекта документа должности и фамилии согласующих. Реквизит «визы согласования документа» должен оформляться в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.
П. 3.24. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа или возможность оформления виз документа на отдельном листе согласования. При этом форма листа согласования не регламентируется ни ГОСТами, ни правовыми актами, и в соответствии с этим в разных организациях лист согласования может иметь различную форму.
При передаче на согласование проекта распорядительного документа на бумажном носителе возможен только один вид маршрута движения проекта: последовательный. Это означает, что в одно и то же время проект документа может находиться только у одного из согласующих должностных лиц. На практике часто бывают такие случаи, когда проект документа должны согласовывать руководители одного уровня, и очередность их согласования не имеет никакого значения. Соответственно, последовательный маршрут согласования документа не всегда является оптимальным решением.
Кроме этого «традиционный» способ согласования «съедает» достаточно много рабочего времени у сотрудников предприятия. Ведь проект документа на бумажной основе необходимо самостоятельно относить согласующим должностным лицам или передавать через службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ). В последнем случае согласование документа растягивается на продолжительное время, так как сначала надо отнести проект в службу ДОУ, потом необходимо, чтобы из службы ДОУ секретарь или ответственный за делопроизводство нужного подразделения забрал и передал проект на согласование своему руководителю, а после согласования вернул проект в службу ДОУ… Такая процедура должна продолжаться до тех пор, пока проект не будет согласован всеми необходимыми должностными лицами. В итоге на средних и крупных предприятиях согласование одного проекта документа может длиться несколько дней.
Согласование проектов документов с помощью систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота имеет множество преимуществ по сравнению с «традиционным» способом. При таком подходе разработчик проекта документа создает проект в системе, указывает вид маршрута движения проекта документа во время согласования и активизирует процедуру согласования.
Возможны следующие маршруты согласования:
● последовательный: когда проект сначала поступает первому согласующему; после того, как он осуществит согласование, проект автоматически поступает второму согласующему и т.д.;
● параллельный: когда проект поступает одновременно сразу всем согласующим и они проводят согласование проекта документа в любой последовательности;
● параллельно-последовательный (или смешанный): когда проект документа поступает сначала одной группе должностных лиц, которые могут осуществлять согласование в любой последовательности; и только после того, когда все должностные лица из первой группы осуществят согласование, проект пересылается следующей группе должностных лиц.
Если рассматривать согласование проектов приказов и распоряжений, то можно отметить, что наиболее оптимальным будет являться параллельно-последовательный маршрут. В этом случае можно организовать согласование по следующей цепочке:
● 1 группа согласующих – исполнитель (или разработчик) проекта документа;
● 2 группа согласующих – руководитель исполнителя;
● 3 группа согласующих – руководитель (или сотрудник службы ДОУ), который проверяет проект распорядительного документа на правильность оформления;
● 4 группа согласующих – руководители подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководитель юридической службы;
● 5 группа согласующих – заместитель (или заместители) руководителя предприятия.
Согласование с использованием автоматизированных систем имеет еще целый ряд преимуществ по сравнению с «традиционным» согласованием. Назовем основные из них:
1. Разработчику не нужно тратить время на доставку проекта согласующим должностным лицам, так как это делает система в соответствии с заданным маршрутом.
2. Разработчик может указать время, в течение которого должностное лицо обязано согласовать проект документа.
3. Разработчик проекта документа может в любой момент посмотреть, как осуществляется согласование документа, кто из должностных лиц произвел согласование и какую визу поставил.
4. Согласующие должностные лица оперативно узнают о поступлении им на согласование проекта документа благодаря специальной системе оповещения.
5. Проект документа согласуется в максимально короткие сроки.
6. Проект документа не может потеряться в процессе согласования.
7. Система может хранить все версии проекта, визы и замечания согласующих.
Несмотря на вышеуказанные, достаточно весомые преимущества «электронного» согласования, в настоящее время оно применяется на небольшом количестве предприятий. И причина этому следующая: автоматизировать работу с проектами документов, в том числе и этап согласования, можно только в том случае, если активными пользователями систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота станут все руководители, ведь именно они являются основными согласующими должностными лицами. К сожалению, сегодня практика показывает, что в большинстве организаций и предприятий основными пользователями систем автоматизации являются секретари и ответственные за делопроизводство, в чью компетенцию не входит согласование проектов документов.
Теперь рассмотрим, что происходит, если кто-то из согласующих не согласен с содержанием проекта документа.
В случае вынесения одним или несколькими согласующими замечаний принципиального характера, меняющих суть документа, проект должен быть перепечатан (т.е. должна быть создана новая версия проекта документа) и повторно согласован.
Если во время согласования были вынесены замечания редакционного характера, не меняющие содержания проекта, то проект также подлежит перепечатке, но повторного согласования в этом случае не требуется.
Согласованный проект документа передается на подпись руководителю.
Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа.
Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.
Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
В нашем случае регистрация будет фиксировать факт создания документа. Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.
Регистрация может осуществляться одним из трех способов:
● записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма регистрации);
● записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке (карточная форма регистрации);
● внесением информации о документе в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (автоматизированная форма регистрации).
Стоит отметить, что в настоящее время целесообразна именно автоматизированная регистрация документов, так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации. Назовем небольшую часть из этих преимуществ:
● быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам;
● автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
● автоматический контроль за исполнением поручений (документов);
● возможность одновременной регистрации документов на нескольких рабочих местах и другие.
Причем автоматизированная регистрация документов возможна и без внедрения на предприятии специализированного программного обеспечения.
В большинстве небольших компаний она осуществляется при помощи программы MS Exсel путем заполнения обыкновенной таблицы.
Во время регистрации документу присваиваются регистрационный номер и дата документа. Датой приказа и распоряжения должна являться дата подписания, отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения должны регистрироваться именно в день их подписания.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Кроме этого отдельно регистрируются приказы (а также распоряжения) по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды приказов и распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.
Теперь приведем требования к оформлению регистрационного номера и даты документа, закрепленные в ГОСТе Р 6.30-2003.
П. 3.12. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера 13 , который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
П. 3.11. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
Обычно для оформления даты приказа и распоряжения используют именно цифровой способ, например, 05.02.2007.
Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.
При «традиционной» организации делопроизводства чаще всего с приказов и распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем).
Если при работе с документами используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, то в большинстве случаев (когда сотрудника не надо знакомить с документом под роспись, что бывает актуально, например, при оформлении некоторых распорядительных документов по личному составу) зарегистрированный документ отсылается сотрудникам с помощью используемой системы. Такой подход позволяет получить адресатам документ в максимально короткие сроки, а также экономить материальные и временные ресурсы, которые затрачиваются при «традиционном» подходе на копирование документов и передачу копий.
Стоит отметить, что большинство распорядительных документов перед доведением их до исполнителей ставятся на контроль в службе ДОУ. Однако контроль за исполнением – это уже отдельная большая тема, которой мы уделили достаточно внимания в прошлом году 14 , 15 .
Продолжение темы – в статье В.П. Козыревой «Разработка проектов распорядительных документов: взаимодействие ответственного исполнителя и специалиста по делопроизводству».
Когда опытный специалист делится своими наработками, это всегда интересно. А особенно, если речь идет о налаживании конструктивного взаимодействия с коллегами из других подразделений. Вы узнаете, как подготовить проект распорядительного документа с соблюдением правил делопроизводства и всех тонкостей русского языка. ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет только самые основные требования к оформлению распорядительных документов. Автор рассказывает, как они были доработаны (расширены) и реализованы в межрегиональной телекоммуникационной компании. Конкретные примеры формулировок для различных ситуаций и наличие образцов оформления делают статью очень удобной для ее практического применения в вашей работе. Статья опубликована в июльском номере журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» за 2007 год.
1 Распорядительные документы – документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности учреждения (приказ, распоряжение и т.д.). – Краткий словарь видов и разновидностей документов. – М.: ВНИИДАД. – 1974.
2 В настоящее время распоряжением также является правовой акт, издаваемый единолично: – главой государства – Президентом Российской Федерации; – руководителем коллегиального органа власти и управления в пределах предоставленной ему компетенции, например, распоряжение Председателя Правительства Российской Федерации; – главами исполнительной власти субъектов Российской Федерации – губернаторами, мэрами и др.
3 См. оперограмму жизненного цикла приказа по основной деятельности в статье Ю.В.Химич на стр. 32 журнала № 2’ 2007.
4 Некоторые приказы и распоряжения по личному составу должны оформляться на основании статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
5 ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер для всех организаций, кроме федеральных органов исполнительной власти. Несмотря на это, четкое исполнение его положений говорит о высокой культуре документирования информации и работы с документами.
6 Если у коммерческой организации нет эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания), то данный реквизит не оформляется.
7 Пример приказа без констатирующей части см. в статье Т.А.Кузнецовой на стр. 45 журнала № 2’ 2007.
8 См. статью Каменевой Е.М. «Некоторые тонкости оформления приложений», опубликованную в № 11’ 2006 г. на стр. 26 журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии».
9 По процедуре внешнего согласования см. ответ на вопрос на стр. 37 журнала № 6’ 2006.
10 Под исполнителем понимается специалист, который занимается разработкой проекта документа.
11 Вид документа – это принадлежность документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения (например, приказ, распоряжение, акт и т.д.). Под подвидом в данном случае понимается группа документов одного вида, объединенная по характеру излагаемого в документе вопроса (например, приказы о проведении обучения, приказы о проведении аттестации, приказы о создании экспертной комиссии и т.д.).
12 Табель форм документов, применяемых в деятельности организации, – это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.
13 Порядковые номера присваиваются в течение календарного года, т.е. с начала следующего года порядковые номера опять будут начинаться с единицы.
14 См. статью О.В. Рыскова «Контроль за исполнением поручений: требования регламентов федеральных органов исполнительной власти» на стр. 24 журнала № 1’ 2006.
15 См. статьи Е.М. Каменевой о способах контроля за исполнением поручений на стр. 72 журнала № 9’ 2006 и на стр. 76 журнала № 10’ 2006.
Организация приобрела неисключительные права пользования компьютерной программой. Срок использования компьютерной программы в лицензионном договоре не определен. Организация самостоятельно установила срок использования программы 12 месяцев. Имеет ли право организация установить срок использования программы 12 месяцев, или нужно ориентироваться на п. 4 ст. 1235 ГК РФ?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В соответствии с разъяснениями Минфина России срок признания расходов, связанных с приобретением права пользования компьютерной программой, в рассматриваемом случае должен составлять 5 лет.
Однако, по нашему мнению, можно установить иной срок списания, в том числе 12 месяцев. Но в этом случае организация должна быть готова отстаивать свое решение в суде.
Обоснование вывода:
Авторские права на все виды программ для ЭВМ (в том числе на операционные системы и программные комплексы), которые могут быть выражены на любом языке и в любой форме, включая исходный текст и объектный код, охраняются так же, как авторские права на произведения литературы (ст. 1261 ГК РФ).
А срок действия исключительного права на произведение установлен ст. 1281 ГК РФ, то есть ограничен.
Права использования программы на ЭВМ могут быть предоставлены правообладателем (лицензиаром) другому лицу (лицензиату) на основании лицензионного договора (п. 1 ст. 1235, п. 1 ст. 1286 ГК РФ). Заключение лицензионного договора не влечет за собой переход исключительного права к лицензиату (п. 1 ст. 1233 ГК РФ).
В рассматриваемой ситуации организация приобрела неисключительное право на использование результата интеллектуальной деятельности (программа для ЭВМ). Поэтому программу для ЭВМ нельзя включать в состав нематериальных активов, так как в соответствии с п. 3 ПБУ 14/2007 "Учет нематериальных активов" в состав нематериальных активов включаются только объекты, на которые организация приобрела исключительные права.
Следовательно, затраты на приобретение программы для ЭВМ не могут рассматриваться как затраты капитального характера, формирующие первоначальную стоимость нематериальных активов. Затраты на приобретение прав на использование программы для ЭВМ следует учесть в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 5, п. 7 ПБУ 10/99 "Расходы организации" (далее - ПБУ 10/99)).
Согласно п. 19 ПБУ 10/99 расходы признаются в отчете о прибылях и убытках путем их обоснованного распределения между отчетными периодами, если расходы обуславливают получение доходов в течение нескольких отчетных периодов, и когда связь между доходами и расходами не может быть определена четко или определяется косвенным путем. Причем расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п. 18 ПБУ 10/99).
В соответствии с п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, затраты, произведенные организацией в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, отражаются в бухгалтерском балансе отдельной статьей как расходы будущих периодов и подлежат списанию в порядке, устанавливаемом организацией (равномерно, пропорционально объему продукции и другое) в течение периода, к которому они относятся.
При этом период, в течение которого затраты на приобретение программы для ЭВМ будут списываться, устанавливается организацией самостоятельно исходя из предполагаемого срока использования организацией данной программы.
Отметим, что в бухгалтерском учете отсутствуют ограничения на установление срока использования.
В налоговом учете, согласно пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ, расходы, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Пунктом 1 ст. 272 НК РФ предусмотрено, что расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором эти расходы возникают исходя из условий сделок. В случае если сделка не содержит таких условий и связь между доходами и расходами не может быть определена четко или определяется косвенным путем, расходы распределяются налогоплательщиком самостоятельно.
Следовательно, если лицензионным договором срок использования программы не установлен, то в налоговом учете организация должна установить его так же, как и в бухгалтерском - самостоятельно.
Однако Минфин России в своих письмах от 23.10.2009 N 03-03-06/1/681, 20.04.2009 N 03-03-06/2/88, от 17.03.2009 N 03-03-06/2/48, от 19.02.2009 N 03-03-06/2/25 напоминает, что согласно абзацу второму п. 4 ст. 1235 ГК РФ в случае, когда в лицензионном договоре срок его действия не определен, то договор считается заключенным на пять лет.
Обратите внимание, что указание абзаца первого п. 4 ст. 1235 ГК РФ на то, что срок, на который заключается , не может превышать срок действия исключительного права, установлено для правообладателя (лицензиара). Это напоминание того факта, что право лицензиара распоряжаться исключительным правом на результат интеллектуальной деятельности ограничен сроком действия этого исключительного права. А последний хотя и значителен, но конечен.
Таким образом, если следовать разъяснениям Минфина России, то срок признания расходов в рассматриваемом случае должен составлять 5 лет.
При этом анализ арбитражной практики показывает, что суды часто встают на сторону налогоплательщиков, которые приняли решение единовременно списать расходы на приобретение неисключительных прав на программу, поскольку в договоре не указывался срок действия таких прав. При принятии решения судьи исходят из того, что, поскольку договором не установлен срок использования программы для ЭВМ, в соответствии с пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ и абзацем вторым п. 1 ст. 272 НК РФ расходы на покупку неисключительных прав на использование программ для ЭВМ и баз данных могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, единовременно в момент их возникновения (смотрите, например, постановления ФАС Поволжского округа от 16.02.2009 N А55-9496/2008, ФАС Северо-Западного округа от 15.10.2007 N А05-810/2007).
Таким образом, и в бухгалтерском, и в налоговом учете организация вправе самостоятельно установить срок признания в учете расходов на приобретение права использования компьютерной программы, если в договоре отсутствует условие о сроке использования. По нашему мнению, это может быть любой обоснованный организацией срок, вплоть до единовременного.
В любом случае порядок установления сроков списания расходов на приобретение программ должен быть определен в учетной политике организации как для бухгалтерского, так и для налогового учета.
Однако, учитывая позицию Минфина России, в случае установления в рассматриваемом случае срока списания расходов менее пяти лет, появляется риск налогового спора.
В случае его возникновения организации свою позицию придется отстаивать в суде.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Журавлев Вячеслав
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный Родюшкин Сергей
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.
